LOE باید یک مشکل مشخص در توضیح پرونده را حل کند
وقتی فرم فضای کافی ندارد، مدرکی نیاز به زمینه دارد، تاریخی ناسازگار به نظر می‌رسد یا سندی به شکل معمول قابل تهیه نیست، نامه توضیح می‌تواند مفید باشد. نامه باید مسئله را مستقیم بیان و به مدارک پشتیبان ارجاع دهد.
IRCC در راهنمای مدارک نمونه‌ای دارد که برای گواهی پلیس غیرقابل تهیه، متقاضی می‌تواند توضیح و مدارک تلاش‌های خود را ارائه دهد؛ پذیرش نبود سند تضمین نمی‌شود.
توضیح خوب، واقعیت یا مدرک موجود نشده را ایجاد نمی‌کند
یک روایت قوی نمی‌تواند سابقه کاری واجد شرایط، تمکن، رابطه واقعی، وضعیت معتبر یا مدرک تحصیلی را در صورت نبود واقعیت ایجاد کند. نامه باید همراه با مدارک کار کند، نه به جای آنها.
همچنین بهتر است از نتیجه‌گیری حقوقی گسترده بدون پشتوانه خودداری شود.
نامه باید متمرکز، منظم و سازگار باشد
نامه بسیار طولانی، احساسی یا تکراری می‌تواند اثر خود را از دست بدهد. بهتر است درخواست، مسئله، خط زمانی، اسناد پیوست و درخواست مشخص از IRCC روشن باشد.
مهم‌تر از همه، نامه نباید با فرم‌ها، سفرها، سابقه کار یا درخواست‌های قبلی تضاد ایجاد کند.
برخی مسائل بیش از ویرایش متن نیاز دارند
اصلاح یک تاریخ کوچک با موضوع inadmissibility، تناقض جدی، سابقه misrepresentation یا مهلت از دست رفته یکسان نیست. در پرونده پرریسک ممکن است مشاوره حقوقی/مهاجرتی لازم باشد.
بازبینی اولیه می‌تواند مشخص کند که آیا قرارداد محدود برای تهیه LOE کافی است یا پذیرش وکالت گسترده‌تر مناسب‌تر خواهد بود.
Escanto می‌تواند فقط یک نامه توضیح را تحت قرارداد محدود بررسی یا تنظیم کند
دامنه می‌تواند شامل خط زمانی، تطبیق مدارک، تنظیم یا ویرایش متن و بررسی نهایی سازگاری برای همان موضوع باشد.
متقاضی می‌تواند در بقیه پرونده self-represented بماند مگر آنکه خودش تصمیم به خدمات گسترده‌تر بگیرد.